tel./fax: + 48 34 36 11 655 | + 48 34 32 14 302 | + 48 34 32 14 320
A
A+
A++
12.08.2018
Czy w teczce osobowej pracownika pracodawca może przechowywać kopie dokumentów takich jak dowód osobisty, czy prawo jazdy ?

Dziś chciałam wyjaśnić kwestię przechowywania w aktach osobowych pracowników dokumentów takich jak dowód osobisty, czy prawo jazdy.

Wyjaśniając problem przechowywania dokumentacji kandydatów do pracy i pracowników musimy sięgnąć do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Dokumentację pracowniczą zgodnie z ww. rozporządzeniem należy podzielić na dokumentację związaną z ubieganiem się o pracę – część A, część B gdzie gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, oraz część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Zgodnie natomiast z art. 22(1) § 1 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Od pracownika pracodawca ma prawo żądać, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa powyżej.
Przekazanie pracodawcy tych danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą (art. 22 (1) §3 k.p.

Oczywiście pracodawca ma prawo żądać od pracownika udokumentowania danych osobowych bądź posiadanych umiejętności (prawo jazdy), jednakże może to robić żądając przedstawienia tych dokumentów jedynie do wglądu.
Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, ale tylko żądając do wglądu np. dowodu osobistego, paszportu które potwierdzają imię i nazwisko czy datę urodzenia. Co się tyczy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, w tym potwierdzenia kwalifikacji wymaganych do wykonywania pracy, to są one przechowywane również w części A.

Jednocześnie warto zwrócić uwagę, że przepisy szczególne dotyczące cudzoziemców będą podstawą żądania od kandydata – cudzoziemca – przedłożenia zezwolenia na pracę, bo bez tego w ogóle nie można rozpatrywać zatrudnienia cudzoziemca zgodnie z art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Od cudzoziemca żąda się również przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski (w szczególności wizy lub karty pobytu).

Publikacja dodana przez:
 
Agnieszka Rusek
Archiwa