tel./fax: + 48 34 36 11 655 | + 48 34 32 14 302 | + 48 34 32 14 320
A
A+
A++
30.08.2018
Co w świetle RODO zrobić z otrzymanymi CV po zakończeniu rekrutacji ?

Zasadą jest, że w przypadku zakończenia rekrutacji wszelkie dane kandydata zawarte w złożonych przez niego dokumentach rekrutacyjnych powinny zostać usunięte. Ważne jest przy tym, aby zostały one usunięte w taki sposób, aby nie było możliwe odtworzenie zawartych w nich danych rekrutowanego pracownika.
Przeprowadzający nabór pracodawca, pozyskując dane potencjalnego pracownika staje się ich administratorem. Wobec powyższego jest zobowiązany do przestrzegania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO.

Zgodnie z RODO dane osobowe mogą być przetwarzane tylko dla oznaczonych i zgodnych z prawem celów i nie mogą być poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, chyba, że po uzyskaniu zgody rekrutowanego pracownika. Administrator danych osobowych jest też zobowiązany do zapewnienia, aby dane były przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, jednak nie dłużej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
Dlatego też jeżeli przeprowadzający nabór pracodawca pozyskał dane osób poszukujących zatrudnienia jedynie na potrzeby konkretnego naboru, to nie może ich wykorzystać do innych celów. Nie jest zatem możliwe, aby dane te były wykorzystywane nawet gdyby w niedalekiej przyszłości pracodawca przeprowadzał kolejne rekrutacje. Tym samym jeżeli rekrutacja została zakończona, a dana osoba nie została przyjęta do pracy, pracodawca powinien usunąć lub zniszczyć dane zawarte w złożonych przez tą osobę dokumentach.
Jeśli pracodawca chciałby pozostawić przesłane dokumenty i dane rekrutowanego pracownika, aby je wykorzystywać w innych naborach czy do przesyłania informacji marketingowych, musiałby wcześniej poinformować te osoby o celach, w jakich zamierza te dane przechowywać. Dodatkowo musiałby uzyskać zgodę tych osób na przetwarzanie ich danych osobowych. Zgoda taka może być udzielona przez kandydatów do pracy w momencie składanie CV. O możliwości udzielenia takiej zgody można poinformować od razu w ogłoszeniu rekrutacyjnym na dane stanowisko pracy.

Zgoda ta może być oczywiście w każdym czasie odwołana. Brak zgody, czy też jej odwołanie powoduje, że pracodawca będący administratorem danych osobowych traci prawo do dalszego przetwarzania tych danych. Dlatego też powinien je zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.

Wyjątkiem mogą być sytuacje określone w przepisach szczególnych. Jak na przykład ma to miejsce przy naborze pracowników samorządowych. Ustawa o pracownika samorządowych w art. 15 ust 3 wskazuje, że jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru istnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku innej osoby spośród 5 najlepszych kandydatów wyłonionych w czasie rekrutacji. Zatem, aby było to możliwe złożone przez kandydatów dokumenty muszą być przechowywane przez pracodawcę przez co najmniej 3 miesiące.

Publikacja dodana przez:
 
Karolina Matyśkiewicz
Archiwa